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Wedding planner Contratar uno para organizar mi boda

Wedding planner: ¿Contratar uno para organizar mi boda?

Probablemente todos los novios que se van a casar se hagan la misma pregunta al empezar a organizar su boda ¿por dónde empiezo?, da lo mismo que tengas clarísimo como va a ser el día de la boda o no tengas ni idea de lo que quieres.

Y la siguiente pregunta será, ¿podemos solos organizar nuestra boda o necesitamos a ayuda?

Seguramente por falta de experiencia en organización de bodas y eventos o por falta de tiempo los novios suelen necesitar ayuda para que todo salga perfecto. Una solución es contratar a un Wedding planner, o lo que es lo mismo un organizadora de bodas.

¿En qué se basa la labor de un Wedding planner?

Un organizador de bodas o Wedding planner se adapta a todas las necesidades de los novios, puedes encargarle una parte de la boda como puede ser en convite o la fiesta. También existe la posibilidad de que se ocupe de los planes de boda al completo desde las invitaciones hasta la luna de miel.

Pero sea la parte que sea la que quieras delegar en tu organizador de bodas su principal labor es asesorar, guiar, adaptarse a tus gustos y solucionar todos los problemas y detalles para que consigas la boda que quieras.

 

Wedding planner contratar

Wedding planner contratar

 

Razones para contratar a un Wedding planner

Tienes que empezar a organizar la boda por algún sitio, si tienes muchas ideas y no sabes cómo llevarlas a cabo o por el contrario no tienes ni idea de lo que quieres, probablemente necesites que te guíen a descubrir qué hacer y por dónde empezar. Algunos de los aspectos en los que un wedding planner te será de mucha ayuda son:

  • Optimizar presupuesto: Un profesional te puede ayudar a optimizar el presupuesto para tu boda a la hora de negociar con los proveedores o darte soluciones creativas que se adapten a tus gustos.
  • Proveedores de confianza: Además, si quieres una boda personalizada y a medida tendrás que consultar muchos proveedores para encontrar lo que buscas, cosa que un wedding planner ya conoce y seguro que acertará.
  • Últimas tendencias y experiencia: Los Wedding planner y las empresas de organización de bodas tienen una agenda extensa y conocen las últimas tendencias que ahorran mucho tiempo a la hora de investigar y pedir presupuestos.
  • Menor estrés: Aunque es inevitable que planear una boda sea estresante, si tienes a alguien en quien confiar y delegar como un wedding planner, todo será mucho más fácil.
  • Ahorro en tiempo e ideas interesantes: La experiencia en la organización de eventos ahorra tiempo y dinero y sobre todo ayuda a evitar errores que a ti ni se te ocurrirían. La experiencia es un grado, no es solo un dicho también es una realidad.
  • Perfección: Tu boda debe ser perfecta, y no hay nadie mejor que un wedding planner, es decir, una persona con experiencia y amplios conocimientos en bodas para organizar la tuya.

Por eso confiar en un profesional te puede evitar errores comunes como los siguientes:

  • Empezar a planificar sin tener un presupuesto o un límite de gasto. Para tomar cada decisión por pequeña que sea se debe tener en cuenta el presupuesto con el que contamos.
  • No ser capaz de delegar o pedir ayuda con algunos aspectos. La cantidad de preparativos de una boda pueden ser inabarcables para una sola persona y menos si el tiempo es muy limitado.
  • Aunque hay que tener en cuenta que es tan malo no pedir ayuda como involucrar a muchas personas en los preparativos. Contar muchas opiniones puede volver loco a cualquiera, por eso es necesario que la gente que participe en la organización de la boda comprenda tus gustos y a la vez sea eficiente.
  • Elegir proveedores de baja calidad puede ser una decisión nefasta, para que todo salga bien se necesita que tengan un compromiso de calidad y referencias. Los profesionales del sector saben qué proveedores se adaptan a tus necesidades y presupuesto.

 

criterios elegir organizador bodas

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10 criterios para elegir un organizador de bodas o Wedding planner

Si contratas los servicios de un organizador de bodas o Wedding planner vas a tener que pasar tiempo tratar con él o ella muchos asuntos como la elección del lugar o la decoración del evento. Por eso es bueno saber qué criterios seguir a la hora de elegir quien te va a ayudar a organizar una boda perfecta.

  1. Debe ser una persona con la que tengas complicidad y la comunicación sea fácil. Además, debe tener la suficiente sensibilidad para respetar y comprender tus gustos.
  2. Gran capacidad de organización y planificación a la hora de la producción y la coordinación de las bodas y eventos.
  3. La creatividad y el buen gusto es muy importante, siempre que las ideas se adapten a tus ideas y gustos.
  4. Una buena labor de asesoramiento con los proveedores nos ayudará ahorrar tiempo y dinero, para ajustarnos al presupuesto.
  5. Relacionado con el anterior criterio, es fundamental que tenga una agenda de proveedores de todo tipo y precio y su capacidad de negociar con ellos. Se necesita muchos proveedores para la decoración, el catering, los fotógrafos, transporte, música, invitaciones, entre otras cosas.
  6. Que el servicio sea personalizado, necesitas a una persona que se ocupe de todos los aspectos y conozca bien tus ideas sobre la boda.
  7. Para marcar la diferencia es necesario que todos los detalles estén preparados y un organizador de bodas debe ocuparse del más mínimo.
  8. Es necesario que esté al día de las últimas tendencias en decoración de eventos, temáticas, iluminación decorativa o ambientación.
  9. La profesionalidad es algo muy a tener en cuentas, para organizar una boda se necesita experiencia, formación y confianza.
  10. Hay que decidir si queremos que el organizador de bodas participe en una parte de la boda o en toda la organización, si es así es mejor acudir a una empresas de organización de bodas o a un wedding planner que ofrezca servicios integrales.

 

pasos organizar boda wedding planner

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Pasos para organizar tu boda con un Wedding planner

En la primera entrevista con los novios el Wedding planner se interesará por la idea que tienen los novios, sus expectativas, gustos y el número de invitados aproximadamente que acudirán a su boda.

No es lo mismo organizar una boda en Madrid que un paraje rural o natural, por eso es muy importante que los novios sean realistas con sus expectativas. El Wedding planner debe plantearles las posibilidades que tienen, adaptándose siempre lo máximo posible a sus gustos.

El segundo paso es realizar las primeras propuestas con presupuestos aproximados de los espacios para el enlace, el banquete y la fiesta. Además de hablar de los detalles por ejemplo, si quieren espectáculo, grupo en directo o dj, el tipo de decoración o si necesitan ayuda para buscar los trajes de novios.

Una vez reducidas las propuestas, es el momento de pedir los presupuestos definitivos a los proveedores y de los espacios en los que se va a desarrollar la boda.

También es importante que el Wedding planner acompañe a los novios a visitar los lugares donde se va a celebrar el enlace y el convite y a elegir el diseño de las invitaciones.

Una vez se sepa el lugar o lugares donde se va a celebrar la boda, hay que elegir la temática, el diseño, la ambientación y la decoración de estos. El papel del organizador de bodas es importante en este aspecto, ya que conoce las posibilidades que existen y están al día de las últimas tendencias.

Una vez tomadas las decisiones más importantes se tienen que ir cerrando los detalles, que aunque sean pequeños pueden echar a perder todo el trabajo realizado hasta el momento.

El día de la boda el organizador de bodas se encargará del planning de día, de gestionar a los invitados, asegurar que todo va correctamente y solucionar los imprevistos que puedan surgir.

 

trucos Wedding planner organizar boda

trucos Wedding planner organizar boda

 

Trucos de Wedding planner para organizar tu boda

Los organizadores de boda pueden asesorar a los novios en las decisiones, pero la elección final siempre será de ellos. Para ayudar en la toma de decisiones a continuación os hemos reunido los consejos básicos para empezar a organizar tu boda.

  1. Lo primero que hay que tener en cuenta es el gasto límite y el presupuesto, probablemente lo odiarás mientras organizas tu boda pero tu cuenta corriente te lo agradecerá eternamente.
  2. El segundo paso, elegir el tipo de boda: civil o por la iglesia para empezar con los trámites y tener preparada toda la documentación necesaria.
  3. Y el tercer paso es elegir la fecha, en función de la elegida hay que escoger todo los demás: lugar, comida, bebida, trajes, decoración y muchas más cosas.

Elección de la fecha de la boda

  • Muchos novios deciden elegir una fecha simbólica para el día de su boda, en esos casos está muy clara la decisión.
  • Dependiendo de la época del año los gastos serán más o menos elevados. De noviembre a marzo hay menos bodas, por lo que los espacios para bodas suelen ser más baratos. De abril a octubre hay muchas más bodas, por lo que sube la demanda y hay más problemas para encontrar fecha.
  • Los días de la semana también tienen influencia en los precios y la ocupación. Los sábados son los días más solicitados, casarse un viernes o un domingo puede reducir gastos.
  • También es conveniente evitar épocas de muchos gastos como Navidades o vacaciones de verano.

Lista de invitados de boda

  • La lista de invitados tiene que hacerse con mucha cabeza y con tiempo para poder imprimir las invitaciones y que los invitados tengan tiempo de confirmar.
  • Lo mejor es hacer una lista de cada uno de los novios, pero antes de empezar se deben acordar los criterios para evitar discusiones cuando se pongan las listas en común.
  • Es más fácil si se empieza apuntando a los más allegados, por si hay que reducirla o ampliarla según el presupuesto.
  • También hay que decidir si las invitaciones serán con o sin acompañante.

Organizar la colocación de invitados

Este es un tema complicado ya que hay que organizar a los invitados según la relación familiar o de amistad entre ellos. Para ello se necesita previsión y mucha planificación.

  • Lo primero es confirmar a los invitados para saber el número final. Se puede hacer pidiendo confirmación en las invitaciones o llamando por teléfono.
  • Para colocar a los invitados una buena opción es utilizar mesas redondas para que los comensales se puedan relacionar fácilmente entre todos.
  • A la hora de organizar es muy útil hacer un plano de la sala y la disposición de las mesas para ir colocando los invitados en sus sitios. Normalmente se colocan las mesas de los más allegados más cerca de la mesa de los novios.

Elección del catering

  • Lo primero que hay que tener en cuenta que la comida se tiene que adaptar al estilo y los gustos de los novios.
  • También hay que decidir si la celebración será de mañana o tarde y el tipo de recepción que se va a dar a los invitados. No es lo mismo dar una comida, una cena o si hacer un cóctel, un buffet o que la comida sea servida.
  • En estas decisiones siempre hay que tomarlas teniendo en cuenta el número de invitados y el presupuesto que se ha destinado para la celebración.
  • Un truco para ahorrar es utilizar productos de temporada, lo que supondrá algo de ahorro y nos aseguraremos que los productos sean frescos.

Elección de los trajes de los novios

  • El vestuario de los novios y sobre todo de la novia es uno de los puntos clave de todas las bodas. Por eso es conveniente empezar a mirar opciones con tiempo.
  • El traje de la novia siempre debe ser de su estilo para que no se sientan disfrazadas en un día tan importante. Pero es aconsejable que sea apropiado para la fecha y el lugar de la boda, no es lo mismo casarse en París o una boda en Asturias.
  • Una posibilidad para ahorrar algo de dinero es alquilar los trajes. En la actualidad están surgiendo empresas que ofrecen la posibilidad de alquilar vestidos de boda de primeras marcas, incluso algunos de ellos nuevos.

En definitiva, un Wedding planner nos ofrece la oportunidad de vivir la experiencia de organizar tu boda de una forma más relajada. Pero si quieres tener el control de todos los preparativos y tienes aún tiempo para empezar a planificar puedes realizar un curso de Wedding planner tener todo bajo control y si te gusta dedicarte profesionalmente a organizar bodas.

Y tú, ¿Piensas contratar un Wedding planner para organizar tu boda?

También os podría interesar nuestro post sobre Como planificar un evento

Un saludo del equipo de Codeser.

Como planificar un evento

Hola a todos,

En esta sociedad tan ajetrea en la que vivimos, existen a diario cientos de actos públicos o privados, ya sean networking, de presentación de productos, de marcas, de nuevas empresas, ferias comerciales, etc… y por norma general acudimos a ellos como invitados, pero que pasa si somos nosotros los que tenemos que organizar uno de estos actos?.

Planificar un evento es sinónimo de conseguir un objetivo, por lo que resulta de vital importancia hacer un estudio meticuloso de todo lo que rodea a la planificación de dicho acto, ya que no es lo mismo hacer una presentación de una nueva empresa, que un patrocinio para una marca, y es que cada uno tiene sus propias particularidades.

Es importante definir bien las fases del plan de acción para que el éxito del evento esté asegurado. En la Fase de Desarrollo hay que dejar muy bien definidos aspectos tales como presupuesto, invitados, lugar y fecha, acciones de marketing para darlo a conocer, tipo de evento….En la Fase de Ejecución nos centraremos en el montaje propiamente dicho y en la Fase de Cierre haremos el balance y análisis de los resultados obtenidos.

Como hemos dicho anteriormente cada evento tiene su propia idiosincrasia, pero hay ciertos elementos comunes a todos ellos, a continuación os dejamos una inforgrafía donde podéis verlos:

 Tips para organizar un evento

Como hemos podido ver, la planificación resulta crucial para hacer que el evento salga exitoso con total garantía, con lo que deberemos tener nuestra estrategia bien definida y no dejar nada al azar.

Esperamos que estos tips os resulten de ayuda si vais a organizar un evento.

Un saludo del equipo de Codeser.

Planificar un evento

Hola a todos,

¿Quién no ha asistido alguna vez a un evento? en esta sociedad en la que vivimos, diariamente hay cientos de interacciones de distinta índole entre las personas, y una de ellas son los eventos, ya sean particulares, de empresas, de presentaciones de marca, etc… todo este tipo de actos tienen una serie de protocolos, normas o reglas a seguir para que sean un éxito y se alcance el objetivo deseado.

Por norma general, solemos ser los invitados a dichos actos, pero que pasa cuando nosotros somos los anfitriones de un evento? pues que la perspectiva cambia radicalmente, como la noche y el día, por lo que es muy importante hacer un análisis pormenorizado de todo el marco organizativo que gira entorno a dicha planificación.

Eventos varios

Cuando decidimos hacer un evento es porque queremos conseguir un objetivo, que será más o menos complejo dependiendo del tipo de acto que vayamos a realizar. Cada uno tiene sus particularidades, ya que no es lo mismo organizar un evento para promocionar nuestra marca, que organizar la presentación de una nueva empresa o un acto benéfico, pero existen cierto denominadores comunes a todos ellos, que son muy importantes y que debemos tener en cuenta:

  • Tipo de evento
  • Objetivo
  • Tener un presupuesto
  • Fecha del acto
  • Check list de la planificación
  • Lugar del acto

Definir todos estos puntos es lo primero que se debe de realizar y debe de servir como punto de partida a la presentación del evento creando así el plan de acción. En este plan de acción debemos diferenciar tres fases: de desarrollo, de ejecución y de cierre. En la fase de Desarrollo haremos un estudio global de aspectos tales como: presupuesto, lugar, tipo de invitados, etc… en la fase de Ejecución llevaremos a cabo todo lo relacionado con el montaje y por último en la fase de Cierre haremos un análisis de los resultados y veremos si se ha conseguido el objetivo para el cual se creó el evento.

La planificación como hemos dicho es fundamental, por lo que tener las ideas claras en los siguientes puntos básicos es primordial:

-Tipo de evento. Punto fundamental que hay que tener bien definido puesto que toda la organización girará entorno a él y de eso dependerán factores como recursos a utilizar, si debemos contar con personal externo, pedir permisos dependiendo de los actos organizados, etc… pueden ser de tipo cultural, académico, recreativo, deportivo, social…

Fases de eventos

-Definir el objetivo. Debemos de tener en cuenta y bien definido que es lo que queremos conseguir con la realización del evento, y establecer una meta. Esto nos hará trabajar en una línea que nos permita ser más efectivos y directos.

-Fijar un presupuesto. En este apartado debemos de incluir todos los gastos y fuentes de ingresos  si las hubiese (dependiendo del evento se cobrará o no). El tener el presupuesto bien ajustado y estudiado es importante sobretodo para aquellos eventos sin ánimo de lucro, en los que habrá ciertos cargos en los que sea un sponsor quien los sufrague.

-Lugar y fecha del acto. Estos puntos que a priori no parecen fundamentales si que tienen peso a la hora de la organización. No es lo mismo organizar un evento en invierno que en verano, como tampoco es lo mismo de noche que de día. Aquí sería interesante tener un análisis del público que va a asistir y en función de eso concretar lugar y fecha.

-Marketing y publicidad. Aquí deberemos tener una estrategia fijada de como vamos a dar a conocer el evento, y para ello deberemos de contar con todos los medios posibles a nuestro alcance. El medio más rápido, cómodo y fácil es usar toda la tecnología que nos ofrece internet, todos sabemos el poder de viralización que tienen los contenidos compartidos a través de las redes sociales  o correo electrónico. También podemos hacer anuncios en los medios de comunicación locales, tales como periódicos o radios, así como usar métodos más tradicionales como flyers o carteles.

-Logística. En este punto analizaremos todo lo necesario para el desarrollo del evento. Veremos si hacen falta permisos para el local, si necesitamos equipos de megafonía, catering para los asistentes, seguridad y equipo médico dependiendo del número de invitados, parking, etc… planear la logística con antelación es primordial.

-Lista de invitados. Crucial, ya que deberemos saber con exactitud el número de invitados para los que tenemos que organizar el evento. En ella es necesario anotar sus números de teléfono, dirección y correo electrónico. Esta lista la utilizaremos el día del evento como check list para comprobar la asistencia.

lista de invitados

Como hemos podido ver las etapas para la organización, ejecución, promoción y difusión de un evento requieren de una excelente planificación en la que se  tiene que invertir tiempo, porque improvisar sobre la marcha es contraproducente para el éxito del acontecimiento.

Empezamos el post con una pregunta y lo acabamos con otra: si tienes que organizar un evento, ¿No te gustaría que tu único “trabajo” fuese disfrutar? La respuesta es sencilla, deja entonces la organización del evento a las empresas especializadas.

A continuación os dejamos un enlace a la web Eventplannerspain donde nos dan más ideas y consejos sobre el tema.

Eventplannerspain

 

Un saludo del equipo de Codeser.

Nota: Las fotos y los contenidos del blog llegan a nosotros por diferentes canales y en ocasiones es difícil conocer el autor de la fuente original del contenido. Siempre que nos sea posible añadiremos al autor del mismo. Si eres el autor de algún contenido y no apareces correctamente acreditado ponte en contacto con nosotros y te nombraremos como autor del mismo. Si apareces tu en alguna imagen y crees que atenta contra el honor y privacidad de alguien nos lo puedes contar igualmente y será retirado inmediatamente.

¿Por qué contar con una Wedding Planner para vuestra boda?

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Hola a todos,

en esta ocasión os vamos a dejar con un artículo escrito por Celia Muñoz, socia fundadora de “Celia Muñoz Eventos”.

¿Ya habéis decidido casaros y necesitáis comenzar a organizarlo todo?. Si os casáis en los próximos meses y queréis disfrutar de la organización de vuestra boda, contad con Celia Muñoz Eventos y como organizadora de bodas o wedding planner, como se conoce últimamente, os asesoraremos adecuadamente en todo lo necesario durante el proceso de la organización de la boda.

invitados boda

Foto: Pinterest

Os damos varias razones para que contéis con una experta en este tipo de organización de eventos, pues vuestra boda requiere una importante dedicación, ya que será uno de los días más importantes de vuestras vidas.

Organizar una boda puede ser un proceso largo y agotador y en muchos casos es imposible compaginarlo con vuestra vida laboral. Cuando tenéis tiempo libre, lo menos que queréis es buscar proveedores, concertar entrevistas, planificar detalles, vestido, flores y un sinfín de tareas para que nada se quede atrás en ese día tan especial.

Comensales

Foto: Pinterest

Para eso están las empresas especializadas en organización de bodas, como la nuestra, en la que os resolveremos todos los problemas e inconvenientes, todo bajo la supervisión de los novios, liberándolos del estrés que supone organizar una boda para así aprovechar al máximo los meses que os quedan antes de subir al altar.

Lo primero que se debe hacer cuando hayáis decidido contratar a una wedding planner es establecer un presupuesto que se ajuste a las necesidades de cada pareja.

organización mesas de boda

Foto: Pinterest

El segundo caso es que vuestra wedding planner conozca las necesidades que tenéis y cuales son vuestros deseos para uno de los días más importantes de vuestra vida común: si preferís una boda original y sofisticada o una íntima, romántica, campestre…

En tercer lugar, vuestra wedding planner deberá plantearos las mejores opciones para que vosotros, los novios, toméis la decisión final de cada detalle de vuestro enlace.

Adornos florales bodas

Foto: Pinterest

Llegado el día de la boda, vuestra organizadora será la encargada de coordinar y de que todo salga perfecto: iglesia, fotos, llegada de los invitados, floristerías, catering, protocolo… Su misión es que todo esté a punto para que no tengáis que preocuparos por nada, solo de disfrutar.

Por todo esto y más a las Wedding Planners nos llaman las hadas madrinas del siglo XXI. A nosotros como empresa especializada en organización de bodas, nos encantaría que contarais con nosotras para ese proceso y ese día tan especial y tan importante para vosotros, porque lo único que tenéis que hacer es soñar y dejaros llevar por los consejos de los expertos.

viajes de bodas

Foto: Pinterest

Estaremos encantados en hacer vuestros sueños realidad.

A continuación os dejamos el enlace al blog de Celia Muñoz Eventos

Blog

También os dejamos el enlace a su ficha en Codeser

Ficha Celia Muñoz Eventos

 

Un saludo del equipo de Codeser

Como organizar un evento con éxito

Hola a todos,

en esta ocasión vamos a dar una serie de consejos de como organizar un evento con éxito. A la hora de preparar un evento son muchas las cosas a tener en cuenta, ya que no es lo mismo organizar una despedida de solteros, que un evento deportivo, una boda, o la presentación de una empresa.

Organización de Eventos

Puntos a tener en cuenta:

  1. Lo principal es saber el protocolo que debemos seguir dependiendo del evento a organizar, pues no es lo mismo una despedida de solteros que un evento deportivo, una boda o la presentación de una empresa.
  2. Después de saber que evento queremos organizar, debemos ser realistas con el presupuesto que tenemos y adecuarnos a él.
  3. Tener claro el número de invitados, preparar las invitaciones, pedir confirmación de asistencia ya que es muy importante saber con cuantos comensales contamos para organizar el espacio.
  4. La fecha, horario y ubicación son aspectos a tener muy en cuenta, ya que nunca será del agrado de todos, pero debemos intentar contentar a la gran mayoría. Por supuesto no es lo mismo organizar el evento en verano que en invierno, ni de noche o de día, para algunos el aire libre será ideal y para otros será mucho mejor un local cerrado. Y tener en cuenta que el local debe tener las características necesarias para el evento, como puede ser la microfonía, proyectores, audio…
  5. Igual de importante es tener una buena planificación. Este punto se refiere a los dossiers que podamos precisar, los folletos informativos, los roll-up, tarjetas (en el caso de eventos de empresa) o recordatorios para bodas, comuniones, etc.
  6. Tal vez deberemos contratar ponentes para dar charlas, charangas para una fiesta, fotógrafos para nuestra boda o traer a la prensa para la presentación de una empresa.
  7. Por último y no menos importante, deberemos ser los mejores anfitriones.

Después de tener todos estos puntos muy en cuenta, nos topamos con la realidad y nos pueden pasar dos cosas, o llegar al día en cuestión demasiado cansados como para disfrutarlo o que no seamos capaces de hacer que nuestro evento sea un éxito, es por eso que cada día triunfan más las empresas organizadoras de eventos, porque por un módico precio se encargan de todo y nosotros solamente tenemos que disfrutar del acto.

Organización de Eventos1

En Codeser contamos con Divina Events que os asesorarán en todo lo necesario para que el éxito sea una garantía. Si queréis ver su ficha clicad en el siguiente enlace.

Empresas de Eventos

 

Para ampliar la información que os hemos ofrecido, os dejamos el siguiente enlace al blog de Idacción, donde hacen referencia a como organizar con éxito un acto público.

Idacción

Un saludo del equipo de Codeser

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