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Como planificar un evento

Hola a todos,

En esta sociedad tan ajetrea en la que vivimos, existen a diario cientos de actos públicos o privados, ya sean networking, de presentación de productos, de marcas, de nuevas empresas, ferias comerciales, etc… y por norma general acudimos a ellos como invitados, pero que pasa si somos nosotros los que tenemos que organizar uno de estos actos?.

Planificar un evento es sinónimo de conseguir un objetivo, por lo que resulta de vital importancia hacer un estudio meticuloso de todo lo que rodea a la planificación de dicho acto, ya que no es lo mismo hacer una presentación de una nueva empresa, que un patrocinio para una marca, y es que cada uno tiene sus propias particularidades.

Es importante definir bien las fases del plan de acción para que el éxito del evento esté asegurado. En la Fase de Desarrollo hay que dejar muy bien definidos aspectos tales como presupuesto, invitados, lugar y fecha, acciones de marketing para darlo a conocer, tipo de evento….En la Fase de Ejecución nos centraremos en el montaje propiamente dicho y en la Fase de Cierre haremos el balance y análisis de los resultados obtenidos.

Como hemos dicho anteriormente cada evento tiene su propia idiosincrasia, pero hay ciertos elementos comunes a todos ellos, a continuación os dejamos una inforgrafía donde podéis verlos:

 Tips para organizar un evento

Como hemos podido ver, la planificación resulta crucial para hacer que el evento salga exitoso con total garantía, con lo que deberemos tener nuestra estrategia bien definida y no dejar nada al azar.

Esperamos que estos tips os resulten de ayuda si vais a organizar un evento.

Un saludo del equipo de Codeser.

Entrevistando a… Beatriz Romero Urbano

Hola a todos,

En la sección “Entrevistando a…” de nuestro blog, contamos hoy con la grata presencia no solo de una gran profesional, cualidad que demuestra en la implicación que pone en cada proyecto que realiza, sino de una persona con un excelente capital humano y saber estar, hablamos de Beatriz Romero Urbano, Responsable de Cuentas y Eventos en Poliedricom, Agencia de Publicidad y Marketing Online.

Beatriz muy buenas, para comenzar, cuéntale a nuestros lectores como te defines como persona.

Muchas gracias Jesús por tu presentación.

Siempre es difícil definirse como persona; es mucho más fácil que los demás te definan a ti (jajaja).

Por lo que me cuentan me caracterizo por ser una luchadora constante, no tirar la toalla y apasionarme con todo lo que hago.

Personalmente me considero una persona fiel a mis ideas y normalmente me dejo llevar por el corazón, de ahí que a veces sea impulsiva.

Responsable de Eventos y Cuentas en Poliédricom

Hemos estado cotilleando en tu biografía (jajaja), y vemos que tienes una gran trayectoria profesional a tus espaldas, ¿Qué podrías destacar de ella?.

Lo que puedo destacar de mi carrera es que siempre he tenido la suerte de trabajar en lo que me gusta, me encanta mi trabajo y no sé hacer otra cosa.

Llevo muchos años especializada en el Protocolo Empresarial, así como en la Organización de Eventos y aunque es un sector duro y complicado, cada día es distinto y eso hace que la motivación no desaparezca nunca.

Actualmente eres Responsable de Cuentas y Eventos en Poliédricom-Málaga, ¿como es un día tuyo de trabajo?.

Como te he comentado antes, cada día es distinto y diferente, lo mismo te pasas un día entero delante del ordenador que luego te pasas cuatro días “pateando la calle”.

Pero eso es lo interesante y me siento afortunada de poder hacer lo que me gusta. ;)

Como en cualquier otro trabajo, rodearse de un equipo de buenos profesionales es fundamental para el crecimiento de una empresa, sin que ellos se enteren (jajaja), ¿cuéntanos algo de los miembros del equipo?

Particularmente me siento muy contenta con el equipo de Poliédricom, nadie es más que otro, todas las ideas cuentan y el valor y la calidad humana prima sobre todas las cosas.

Pero creo que quieres algo de cotilleo, no?? (jajaja)

Tenemos de todo en el equipo, alguien que adora la gastronomía, una que cuenta unos chistes muy malos pero que te hace sonreír aunque no tengan gracia, un guía, un genio, una tabla de salvación que nos aconseja que no digamos que no a nada (jajaja), la verdad es que de todos y cada uno se aprende. Pero creo que lo que les identifica es que les encanta su trabajo y eso se nota.

Empresa de Publicidad y Marketing Online

Nos ha dicho un pajarito que vuestros clientes están muy satisfechos de los resultados obtenidos en las campañas que vosotros les habéis dirigido, destacando vuestra profesionalidad e implicación en cada proyecto, ¿qué es lo que aporta de innovador Poliédricom para obtener esos magníficos resultados?.

Precisamente la respuesta está en la pregunta Jesús, creo que destaca la implicación en cada proyecto, coger una idea y no soltarla, hacer un trabajo bien hecho (es un secreto, pero el equipo de diseño se está poniendo el listón muy alto últimamente jajaja) y tratar cada proyecto como “nuestra criatura” y lo digo en plural, porque lo que destaca en Poliédricom, o lo que siempre ha primado en la empresa es la importancia del “Nosotros” antes del “yo” o “tú”.

El mundo de la Comunicación, Eventos y Marketing Digital está avanzando a un ritmo frenético, ¿cómo se va adaptando Poliédricom a todos estos cambios?.

Es cierto que es un sector que está en continuo movimiento pero somos mentes inquietas por lo que no paramos de investigar y formarnos, estando así al día. Además, tenemos las parcelas bien definidas en las que cada uno es profesional y experto en lo suyo. El equipo de diseño es la bomba, dentro hay un experto en Branding que además de ser el guía de la empresa es el jefe (jajaja). En Mk Digital hay dos chicas (ya mismo tres) que no sé como pueden correr tanto en enterarse de las cosas, las últimas noticias la saben, las dudas las responden, los últimos programas instalados… Y tenemos un eje central en la empresa que además de ser una bestia currando es la jefa (jajaja).

Aparte de hacer nuestros proyectos criaturas, y tener la suerte, a veces, de verlos nacer y seguirlos durante años; también confiamos mucho en las colaboraciones, trabajamos con varias agencias de complemento. No creemos en las competencia, todo se puede complementar, creo que eso hoy en día es bastante importante.

Poliédricom Agencia de Publicidad

Y para terminar la entrevista, cuéntanos cuales son las perspectivas de futuro de Poliédricom.

Poliédricom se encuentra en un momento de crecimiento, pero lo importante es que luchemos cada día por crecer bien.

Queremos seguir haciendo lo que sabemos, nuevos retos, nuevas preguntas y respuestas, nuevos camino, seguir avanzando…en definitiva, queremos hacer lo que hacemos, seguir ayudando a las empresas a mejorar su imagen de marca y comunicación con el objetivo de que vendan más cada día. “Seguir Comunicando”.

Hasta aquí la entrevista a Beatriz, donde esperamos haberos mostrado su lado más humano y profesional.

Un saludo del equipo de Codeser.

 

Planificar un evento

Hola a todos,

¿Quién no ha asistido alguna vez a un evento? en esta sociedad en la que vivimos, diariamente hay cientos de interacciones de distinta índole entre las personas, y una de ellas son los eventos, ya sean particulares, de empresas, de presentaciones de marca, etc… todo este tipo de actos tienen una serie de protocolos, normas o reglas a seguir para que sean un éxito y se alcance el objetivo deseado.

Por norma general, solemos ser los invitados a dichos actos, pero que pasa cuando nosotros somos los anfitriones de un evento? pues que la perspectiva cambia radicalmente, como la noche y el día, por lo que es muy importante hacer un análisis pormenorizado de todo el marco organizativo que gira entorno a dicha planificación.

Eventos varios

Cuando decidimos hacer un evento es porque queremos conseguir un objetivo, que será más o menos complejo dependiendo del tipo de acto que vayamos a realizar. Cada uno tiene sus particularidades, ya que no es lo mismo organizar un evento para promocionar nuestra marca, que organizar la presentación de una nueva empresa o un acto benéfico, pero existen cierto denominadores comunes a todos ellos, que son muy importantes y que debemos tener en cuenta:

  • Tipo de evento
  • Objetivo
  • Tener un presupuesto
  • Fecha del acto
  • Check list de la planificación
  • Lugar del acto

Definir todos estos puntos es lo primero que se debe de realizar y debe de servir como punto de partida a la presentación del evento creando así el plan de acción. En este plan de acción debemos diferenciar tres fases: de desarrollo, de ejecución y de cierre. En la fase de Desarrollo haremos un estudio global de aspectos tales como: presupuesto, lugar, tipo de invitados, etc… en la fase de Ejecución llevaremos a cabo todo lo relacionado con el montaje y por último en la fase de Cierre haremos un análisis de los resultados y veremos si se ha conseguido el objetivo para el cual se creó el evento.

La planificación como hemos dicho es fundamental, por lo que tener las ideas claras en los siguientes puntos básicos es primordial:

-Tipo de evento. Punto fundamental que hay que tener bien definido puesto que toda la organización girará entorno a él y de eso dependerán factores como recursos a utilizar, si debemos contar con personal externo, pedir permisos dependiendo de los actos organizados, etc… pueden ser de tipo cultural, académico, recreativo, deportivo, social…

Fases de eventos

-Definir el objetivo. Debemos de tener en cuenta y bien definido que es lo que queremos conseguir con la realización del evento, y establecer una meta. Esto nos hará trabajar en una línea que nos permita ser más efectivos y directos.

-Fijar un presupuesto. En este apartado debemos de incluir todos los gastos y fuentes de ingresos  si las hubiese (dependiendo del evento se cobrará o no). El tener el presupuesto bien ajustado y estudiado es importante sobretodo para aquellos eventos sin ánimo de lucro, en los que habrá ciertos cargos en los que sea un sponsor quien los sufrague.

-Lugar y fecha del acto. Estos puntos que a priori no parecen fundamentales si que tienen peso a la hora de la organización. No es lo mismo organizar un evento en invierno que en verano, como tampoco es lo mismo de noche que de día. Aquí sería interesante tener un análisis del público que va a asistir y en función de eso concretar lugar y fecha.

-Marketing y publicidad. Aquí deberemos tener una estrategia fijada de como vamos a dar a conocer el evento, y para ello deberemos de contar con todos los medios posibles a nuestro alcance. El medio más rápido, cómodo y fácil es usar toda la tecnología que nos ofrece internet, todos sabemos el poder de viralización que tienen los contenidos compartidos a través de las redes sociales  o correo electrónico. También podemos hacer anuncios en los medios de comunicación locales, tales como periódicos o radios, así como usar métodos más tradicionales como flyers o carteles.

-Logística. En este punto analizaremos todo lo necesario para el desarrollo del evento. Veremos si hacen falta permisos para el local, si necesitamos equipos de megafonía, catering para los asistentes, seguridad y equipo médico dependiendo del número de invitados, parking, etc… planear la logística con antelación es primordial.

-Lista de invitados. Crucial, ya que deberemos saber con exactitud el número de invitados para los que tenemos que organizar el evento. En ella es necesario anotar sus números de teléfono, dirección y correo electrónico. Esta lista la utilizaremos el día del evento como check list para comprobar la asistencia.

lista de invitados

Como hemos podido ver las etapas para la organización, ejecución, promoción y difusión de un evento requieren de una excelente planificación en la que se  tiene que invertir tiempo, porque improvisar sobre la marcha es contraproducente para el éxito del acontecimiento.

Empezamos el post con una pregunta y lo acabamos con otra: si tienes que organizar un evento, ¿No te gustaría que tu único “trabajo” fuese disfrutar? La respuesta es sencilla, deja entonces la organización del evento a las empresas especializadas.

A continuación os dejamos un enlace a la web Eventplannerspain donde nos dan más ideas y consejos sobre el tema.

Eventplannerspain

 

Un saludo del equipo de Codeser.

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¿Por qué contar con una Wedding Planner para vuestra boda?

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Hola a todos,

en esta ocasión os vamos a dejar con un artículo escrito por Celia Muñoz, socia fundadora de “Celia Muñoz Eventos”.

¿Ya habéis decidido casaros y necesitáis comenzar a organizarlo todo?. Si os casáis en los próximos meses y queréis disfrutar de la organización de vuestra boda, contad con Celia Muñoz Eventos y como organizadora de bodas o wedding planner, como se conoce últimamente, os asesoraremos adecuadamente en todo lo necesario durante el proceso de la organización de la boda.

invitados boda

Foto: Pinterest

Os damos varias razones para que contéis con una experta en este tipo de organización de eventos, pues vuestra boda requiere una importante dedicación, ya que será uno de los días más importantes de vuestras vidas.

Organizar una boda puede ser un proceso largo y agotador y en muchos casos es imposible compaginarlo con vuestra vida laboral. Cuando tenéis tiempo libre, lo menos que queréis es buscar proveedores, concertar entrevistas, planificar detalles, vestido, flores y un sinfín de tareas para que nada se quede atrás en ese día tan especial.

Comensales

Foto: Pinterest

Para eso están las empresas especializadas en organización de bodas, como la nuestra, en la que os resolveremos todos los problemas e inconvenientes, todo bajo la supervisión de los novios, liberándolos del estrés que supone organizar una boda para así aprovechar al máximo los meses que os quedan antes de subir al altar.

Lo primero que se debe hacer cuando hayáis decidido contratar a una wedding planner es establecer un presupuesto que se ajuste a las necesidades de cada pareja.

organización mesas de boda

Foto: Pinterest

El segundo caso es que vuestra wedding planner conozca las necesidades que tenéis y cuales son vuestros deseos para uno de los días más importantes de vuestra vida común: si preferís una boda original y sofisticada o una íntima, romántica, campestre…

En tercer lugar, vuestra wedding planner deberá plantearos las mejores opciones para que vosotros, los novios, toméis la decisión final de cada detalle de vuestro enlace.

Adornos florales bodas

Foto: Pinterest

Llegado el día de la boda, vuestra organizadora será la encargada de coordinar y de que todo salga perfecto: iglesia, fotos, llegada de los invitados, floristerías, catering, protocolo… Su misión es que todo esté a punto para que no tengáis que preocuparos por nada, solo de disfrutar.

Por todo esto y más a las Wedding Planners nos llaman las hadas madrinas del siglo XXI. A nosotros como empresa especializada en organización de bodas, nos encantaría que contarais con nosotras para ese proceso y ese día tan especial y tan importante para vosotros, porque lo único que tenéis que hacer es soñar y dejaros llevar por los consejos de los expertos.

viajes de bodas

Foto: Pinterest

Estaremos encantados en hacer vuestros sueños realidad.

A continuación os dejamos el enlace al blog de Celia Muñoz Eventos

Blog

También os dejamos el enlace a su ficha en Codeser

Ficha Celia Muñoz Eventos

 

Un saludo del equipo de Codeser

Semana Networking

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Hola a todos,

en esta ocasión os queremos hacer partícipes de los actos en los que hemos asistido en esta semana.

El miércoles día 18 de diciembre asistimos al Networking Cultural en la Casa Natal de Picasso, organizado por Aje Málaga y el Área de Cultura del Ayuntamiento de Málaga. El evento sirvió para que las empresas allí presentes pudieran promocionar sus productos y servicios, para compartir conocimientos y establecer relaciones comerciales.

Codeser Aje Malaga1

Después de las presentaciones tuvimos la oportunidad de conocernos más haciendo intercambio de tarjetas y contactos en el Networking.

Codeser Aje Malaga

Desde Codeser, queremos agradecer a la organización de Aje Málaga el evento realizado y felicitarles por su desarrollo.

Codeser Aje Malaga2

 

También queremos hacer referencia al otro acto que asistió Codeser el jueves día 19 de diciembre organizado por Amupema y Diputación de Málaga, con el nombre Proyecto E-Mujeres en Red celebrado en el Salón de Actos del Edificio de Servicios Múltiples de Torrox Costa.

Codeser y Amupema

El objetivo de este proyecto E-Mujeres en Red es crear una red de cooperación entre todas las empresarias y emprendedoras de Málaga.

Codeser y Amupema1

Para ampliar esta noticia os dejamos un enlace del DiarioAxarquía.com donde podréis leer más sobre el evento.

Leer artículo

 

El equipo de Codeser agradece y felicita tanto a Amupema como a la Diputación de Málaga por esta iniciativa.

Un saludo y Felices Fiestas.