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Wedding planner Contratar uno para organizar mi boda

Wedding planner: ¿Contratar uno para organizar mi boda?

Probablemente todos los novios que se van a casar se hagan la misma pregunta al empezar a organizar su boda ¿por dónde empiezo?, da lo mismo que tengas clarísimo como va a ser el día de la boda o no tengas ni idea de lo que quieres.

Y la siguiente pregunta será, ¿podemos solos organizar nuestra boda o necesitamos a ayuda?

Seguramente por falta de experiencia en organización de bodas y eventos o por falta de tiempo los novios suelen necesitar ayuda para que todo salga perfecto. Una solución es contratar a un Wedding planner, o lo que es lo mismo un organizadora de bodas.

¿En qué se basa la labor de un Wedding planner?

Un organizador de bodas o Wedding planner se adapta a todas las necesidades de los novios, puedes encargarle una parte de la boda como puede ser en convite o la fiesta. También existe la posibilidad de que se ocupe de los planes de boda al completo desde las invitaciones hasta la luna de miel.

Pero sea la parte que sea la que quieras delegar en tu organizador de bodas su principal labor es asesorar, guiar, adaptarse a tus gustos y solucionar todos los problemas y detalles para que consigas la boda que quieras.

 

Wedding planner contratar

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Razones para contratar a un Wedding planner

Tienes que empezar a organizar la boda por algún sitio, si tienes muchas ideas y no sabes cómo llevarlas a cabo o por el contrario no tienes ni idea de lo que quieres, probablemente necesites que te guíen a descubrir qué hacer y por dónde empezar. Algunos de los aspectos en los que un wedding planner te será de mucha ayuda son:

  • Optimizar presupuesto: Un profesional te puede ayudar a optimizar el presupuesto para tu boda a la hora de negociar con los proveedores o darte soluciones creativas que se adapten a tus gustos.
  • Proveedores de confianza: Además, si quieres una boda personalizada y a medida tendrás que consultar muchos proveedores para encontrar lo que buscas, cosa que un wedding planner ya conoce y seguro que acertará.
  • Últimas tendencias y experiencia: Los Wedding planner y las empresas de organización de bodas tienen una agenda extensa y conocen las últimas tendencias que ahorran mucho tiempo a la hora de investigar y pedir presupuestos.
  • Menor estrés: Aunque es inevitable que planear una boda sea estresante, si tienes a alguien en quien confiar y delegar como un wedding planner, todo será mucho más fácil.
  • Ahorro en tiempo e ideas interesantes: La experiencia en la organización de eventos ahorra tiempo y dinero y sobre todo ayuda a evitar errores que a ti ni se te ocurrirían. La experiencia es un grado, no es solo un dicho también es una realidad.
  • Perfección: Tu boda debe ser perfecta, y no hay nadie mejor que un wedding planner, es decir, una persona con experiencia y amplios conocimientos en bodas para organizar la tuya.

Por eso confiar en un profesional te puede evitar errores comunes como los siguientes:

  • Empezar a planificar sin tener un presupuesto o un límite de gasto. Para tomar cada decisión por pequeña que sea se debe tener en cuenta el presupuesto con el que contamos.
  • No ser capaz de delegar o pedir ayuda con algunos aspectos. La cantidad de preparativos de una boda pueden ser inabarcables para una sola persona y menos si el tiempo es muy limitado.
  • Aunque hay que tener en cuenta que es tan malo no pedir ayuda como involucrar a muchas personas en los preparativos. Contar muchas opiniones puede volver loco a cualquiera, por eso es necesario que la gente que participe en la organización de la boda comprenda tus gustos y a la vez sea eficiente.
  • Elegir proveedores de baja calidad puede ser una decisión nefasta, para que todo salga bien se necesita que tengan un compromiso de calidad y referencias. Los profesionales del sector saben qué proveedores se adaptan a tus necesidades y presupuesto.

 

criterios elegir organizador bodas

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10 criterios para elegir un organizador de bodas o Wedding planner

Si contratas los servicios de un organizador de bodas o Wedding planner vas a tener que pasar tiempo tratar con él o ella muchos asuntos como la elección del lugar o la decoración del evento. Por eso es bueno saber qué criterios seguir a la hora de elegir quien te va a ayudar a organizar una boda perfecta.

  1. Debe ser una persona con la que tengas complicidad y la comunicación sea fácil. Además, debe tener la suficiente sensibilidad para respetar y comprender tus gustos.
  2. Gran capacidad de organización y planificación a la hora de la producción y la coordinación de las bodas y eventos.
  3. La creatividad y el buen gusto es muy importante, siempre que las ideas se adapten a tus ideas y gustos.
  4. Una buena labor de asesoramiento con los proveedores nos ayudará ahorrar tiempo y dinero, para ajustarnos al presupuesto.
  5. Relacionado con el anterior criterio, es fundamental que tenga una agenda de proveedores de todo tipo y precio y su capacidad de negociar con ellos. Se necesita muchos proveedores para la decoración, el catering, los fotógrafos, transporte, música, invitaciones, entre otras cosas.
  6. Que el servicio sea personalizado, necesitas a una persona que se ocupe de todos los aspectos y conozca bien tus ideas sobre la boda.
  7. Para marcar la diferencia es necesario que todos los detalles estén preparados y un organizador de bodas debe ocuparse del más mínimo.
  8. Es necesario que esté al día de las últimas tendencias en decoración de eventos, temáticas, iluminación decorativa o ambientación.
  9. La profesionalidad es algo muy a tener en cuentas, para organizar una boda se necesita experiencia, formación y confianza.
  10. Hay que decidir si queremos que el organizador de bodas participe en una parte de la boda o en toda la organización, si es así es mejor acudir a una empresas de organización de bodas o a un wedding planner que ofrezca servicios integrales.

 

pasos organizar boda wedding planner

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Pasos para organizar tu boda con un Wedding planner

En la primera entrevista con los novios el Wedding planner se interesará por la idea que tienen los novios, sus expectativas, gustos y el número de invitados aproximadamente que acudirán a su boda.

No es lo mismo organizar una boda en Madrid que un paraje rural o natural, por eso es muy importante que los novios sean realistas con sus expectativas. El Wedding planner debe plantearles las posibilidades que tienen, adaptándose siempre lo máximo posible a sus gustos.

El segundo paso es realizar las primeras propuestas con presupuestos aproximados de los espacios para el enlace, el banquete y la fiesta. Además de hablar de los detalles por ejemplo, si quieren espectáculo, grupo en directo o dj, el tipo de decoración o si necesitan ayuda para buscar los trajes de novios.

Una vez reducidas las propuestas, es el momento de pedir los presupuestos definitivos a los proveedores y de los espacios en los que se va a desarrollar la boda.

También es importante que el Wedding planner acompañe a los novios a visitar los lugares donde se va a celebrar el enlace y el convite y a elegir el diseño de las invitaciones.

Una vez se sepa el lugar o lugares donde se va a celebrar la boda, hay que elegir la temática, el diseño, la ambientación y la decoración de estos. El papel del organizador de bodas es importante en este aspecto, ya que conoce las posibilidades que existen y están al día de las últimas tendencias.

Una vez tomadas las decisiones más importantes se tienen que ir cerrando los detalles, que aunque sean pequeños pueden echar a perder todo el trabajo realizado hasta el momento.

El día de la boda el organizador de bodas se encargará del planning de día, de gestionar a los invitados, asegurar que todo va correctamente y solucionar los imprevistos que puedan surgir.

 

trucos Wedding planner organizar boda

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Trucos de Wedding planner para organizar tu boda

Los organizadores de boda pueden asesorar a los novios en las decisiones, pero la elección final siempre será de ellos. Para ayudar en la toma de decisiones a continuación os hemos reunido los consejos básicos para empezar a organizar tu boda.

  1. Lo primero que hay que tener en cuenta es el gasto límite y el presupuesto, probablemente lo odiarás mientras organizas tu boda pero tu cuenta corriente te lo agradecerá eternamente.
  2. El segundo paso, elegir el tipo de boda: civil o por la iglesia para empezar con los trámites y tener preparada toda la documentación necesaria.
  3. Y el tercer paso es elegir la fecha, en función de la elegida hay que escoger todo los demás: lugar, comida, bebida, trajes, decoración y muchas más cosas.

Elección de la fecha de la boda

  • Muchos novios deciden elegir una fecha simbólica para el día de su boda, en esos casos está muy clara la decisión.
  • Dependiendo de la época del año los gastos serán más o menos elevados. De noviembre a marzo hay menos bodas, por lo que los espacios para bodas suelen ser más baratos. De abril a octubre hay muchas más bodas, por lo que sube la demanda y hay más problemas para encontrar fecha.
  • Los días de la semana también tienen influencia en los precios y la ocupación. Los sábados son los días más solicitados, casarse un viernes o un domingo puede reducir gastos.
  • También es conveniente evitar épocas de muchos gastos como Navidades o vacaciones de verano.

Lista de invitados de boda

  • La lista de invitados tiene que hacerse con mucha cabeza y con tiempo para poder imprimir las invitaciones y que los invitados tengan tiempo de confirmar.
  • Lo mejor es hacer una lista de cada uno de los novios, pero antes de empezar se deben acordar los criterios para evitar discusiones cuando se pongan las listas en común.
  • Es más fácil si se empieza apuntando a los más allegados, por si hay que reducirla o ampliarla según el presupuesto.
  • También hay que decidir si las invitaciones serán con o sin acompañante.

Organizar la colocación de invitados

Este es un tema complicado ya que hay que organizar a los invitados según la relación familiar o de amistad entre ellos. Para ello se necesita previsión y mucha planificación.

  • Lo primero es confirmar a los invitados para saber el número final. Se puede hacer pidiendo confirmación en las invitaciones o llamando por teléfono.
  • Para colocar a los invitados una buena opción es utilizar mesas redondas para que los comensales se puedan relacionar fácilmente entre todos.
  • A la hora de organizar es muy útil hacer un plano de la sala y la disposición de las mesas para ir colocando los invitados en sus sitios. Normalmente se colocan las mesas de los más allegados más cerca de la mesa de los novios.

Elección del catering

  • Lo primero que hay que tener en cuenta que la comida se tiene que adaptar al estilo y los gustos de los novios.
  • También hay que decidir si la celebración será de mañana o tarde y el tipo de recepción que se va a dar a los invitados. No es lo mismo dar una comida, una cena o si hacer un cóctel, un buffet o que la comida sea servida.
  • En estas decisiones siempre hay que tomarlas teniendo en cuenta el número de invitados y el presupuesto que se ha destinado para la celebración.
  • Un truco para ahorrar es utilizar productos de temporada, lo que supondrá algo de ahorro y nos aseguraremos que los productos sean frescos.

Elección de los trajes de los novios

  • El vestuario de los novios y sobre todo de la novia es uno de los puntos clave de todas las bodas. Por eso es conveniente empezar a mirar opciones con tiempo.
  • El traje de la novia siempre debe ser de su estilo para que no se sientan disfrazadas en un día tan importante. Pero es aconsejable que sea apropiado para la fecha y el lugar de la boda, no es lo mismo casarse en París o una boda en Asturias.
  • Una posibilidad para ahorrar algo de dinero es alquilar los trajes. En la actualidad están surgiendo empresas que ofrecen la posibilidad de alquilar vestidos de boda de primeras marcas, incluso algunos de ellos nuevos.

En definitiva, un Wedding planner nos ofrece la oportunidad de vivir la experiencia de organizar tu boda de una forma más relajada. Pero si quieres tener el control de todos los preparativos y tienes aún tiempo para empezar a planificar puedes realizar un curso de Wedding planner tener todo bajo control y si te gusta dedicarte profesionalmente a organizar bodas.

Y tú, ¿Piensas contratar un Wedding planner para organizar tu boda?

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Un saludo del equipo de Codeser.