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Planificar un evento

Hola a todos,

¿Quién no ha asistido alguna vez a un evento? en esta sociedad en la que vivimos, diariamente hay cientos de interacciones de distinta índole entre las personas, y una de ellas son los eventos, ya sean particulares, de empresas, de presentaciones de marca, etc… todo este tipo de actos tienen una serie de protocolos, normas o reglas a seguir para que sean un éxito y se alcance el objetivo deseado.

Por norma general, solemos ser los invitados a dichos actos, pero que pasa cuando nosotros somos los anfitriones de un evento? pues que la perspectiva cambia radicalmente, como la noche y el día, por lo que es muy importante hacer un análisis pormenorizado de todo el marco organizativo que gira entorno a dicha planificación.

Eventos varios

Cuando decidimos hacer un evento es porque queremos conseguir un objetivo, que será más o menos complejo dependiendo del tipo de acto que vayamos a realizar. Cada uno tiene sus particularidades, ya que no es lo mismo organizar un evento para promocionar nuestra marca, que organizar la presentación de una nueva empresa o un acto benéfico, pero existen cierto denominadores comunes a todos ellos, que son muy importantes y que debemos tener en cuenta:

  • Tipo de evento
  • Objetivo
  • Tener un presupuesto
  • Fecha del acto
  • Check list de la planificación
  • Lugar del acto

Definir todos estos puntos es lo primero que se debe de realizar y debe de servir como punto de partida a la presentación del evento creando así el plan de acción. En este plan de acción debemos diferenciar tres fases: de desarrollo, de ejecución y de cierre. En la fase de Desarrollo haremos un estudio global de aspectos tales como: presupuesto, lugar, tipo de invitados, etc… en la fase de Ejecución llevaremos a cabo todo lo relacionado con el montaje y por último en la fase de Cierre haremos un análisis de los resultados y veremos si se ha conseguido el objetivo para el cual se creó el evento.

La planificación como hemos dicho es fundamental, por lo que tener las ideas claras en los siguientes puntos básicos es primordial:

-Tipo de evento. Punto fundamental que hay que tener bien definido puesto que toda la organización girará entorno a él y de eso dependerán factores como recursos a utilizar, si debemos contar con personal externo, pedir permisos dependiendo de los actos organizados, etc… pueden ser de tipo cultural, académico, recreativo, deportivo, social…

Fases de eventos

-Definir el objetivo. Debemos de tener en cuenta y bien definido que es lo que queremos conseguir con la realización del evento, y establecer una meta. Esto nos hará trabajar en una línea que nos permita ser más efectivos y directos.

-Fijar un presupuesto. En este apartado debemos de incluir todos los gastos y fuentes de ingresos  si las hubiese (dependiendo del evento se cobrará o no). El tener el presupuesto bien ajustado y estudiado es importante sobretodo para aquellos eventos sin ánimo de lucro, en los que habrá ciertos cargos en los que sea un sponsor quien los sufrague.

-Lugar y fecha del acto. Estos puntos que a priori no parecen fundamentales si que tienen peso a la hora de la organización. No es lo mismo organizar un evento en invierno que en verano, como tampoco es lo mismo de noche que de día. Aquí sería interesante tener un análisis del público que va a asistir y en función de eso concretar lugar y fecha.

-Marketing y publicidad. Aquí deberemos tener una estrategia fijada de como vamos a dar a conocer el evento, y para ello deberemos de contar con todos los medios posibles a nuestro alcance. El medio más rápido, cómodo y fácil es usar toda la tecnología que nos ofrece internet, todos sabemos el poder de viralización que tienen los contenidos compartidos a través de las redes sociales  o correo electrónico. También podemos hacer anuncios en los medios de comunicación locales, tales como periódicos o radios, así como usar métodos más tradicionales como flyers o carteles.

-Logística. En este punto analizaremos todo lo necesario para el desarrollo del evento. Veremos si hacen falta permisos para el local, si necesitamos equipos de megafonía, catering para los asistentes, seguridad y equipo médico dependiendo del número de invitados, parking, etc… planear la logística con antelación es primordial.

-Lista de invitados. Crucial, ya que deberemos saber con exactitud el número de invitados para los que tenemos que organizar el evento. En ella es necesario anotar sus números de teléfono, dirección y correo electrónico. Esta lista la utilizaremos el día del evento como check list para comprobar la asistencia.

lista de invitados

Como hemos podido ver las etapas para la organización, ejecución, promoción y difusión de un evento requieren de una excelente planificación en la que se  tiene que invertir tiempo, porque improvisar sobre la marcha es contraproducente para el éxito del acontecimiento.

Empezamos el post con una pregunta y lo acabamos con otra: si tienes que organizar un evento, ¿No te gustaría que tu único “trabajo” fuese disfrutar? La respuesta es sencilla, deja entonces la organización del evento a las empresas especializadas.

A continuación os dejamos un enlace a la web Eventplannerspain donde nos dan más ideas y consejos sobre el tema.

Eventplannerspain

 

Un saludo del equipo de Codeser.

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